Import/export de catalogues

• Import de catalogues
• Import ACK - Retour de société d'auteur en CWR
• Dépôts et envois de catalogues - Copyright calculé
• SACEM - Dépôts domestiques
• SACEM - Dépôt des contrats généraux
• Calculated copyright, Catalogue imports & exports
• Import de catalogues 2026

Import de catalogues

Si vous êtes affiliés à une société d'auteur, que l'on appelera par la suite OGC, vous pourrez demander, ou télécharger sur sa plateforme votre catalogue d'oeuvres déposées.

Etapes d'un premier import de catalogue

L'import se déroule en 4 phases :

NB : Seule la dernière étape fait vraiment quelque-chose dans vos données. Vous pouvez donc utiliser le pré-import à tout moment (pour vérifier le contenu d'un catalogue qu'on vous a envoyé notamment).

Sélection du fichier /du filtre

Choisissez le fichier à importer en cliquant sur le bouton en haut à droite représentant un dossier jaune,.

Vous pouvez aussi le faire glisser depuis une fenêtre "Poste de travail" ou "Réseau".

Choisissez le filtre à utiliser.

Le choix du filtre dépendra de la provenance du fichier. Dans le cas d'une OGC, le filtre porte le nom de cette dernière.

S'il s'agit un éditeur étranger, soit le filtre portera le nom de l'éditeur soit de l'outil qu'il utilise. 

N'hésitez pas à faire parvenir le fichier par mail avec le nom de l'éditeur à emily@improvize.eu si vous ne savez pas quel filtre choisir, ou tout simplement parce que le filtre n'existe pas encore.

Cliquez sur "Suivant" pour passer à la seconde phase.

Préimport

Pendant le préimport, Le Sage vous indique la progression de son travail. S'il s'arrête en cours de route, il vous donnera un message d'erreur. 

En général, ce sera "En-têtes non trouvées". Cela signifie que votre fournisseur a changé son format et qu'il est nécessaire d'adapter le filtre en conséquence. 

Envoyez le fichier au support technique support@thefreecat.org en n'oubliant pas de préciser le nom du filtre utilisé.

A la fin du préimport, Le Sage vous présente un écran divisé en quatre zones :

Les fichiers provenant de vos fournisseurs seront plus ou moins complets comme l’écran ci-dessus.

Les filtres du Sage s’adaptent automatiquement à la richesse (ou la pauvreté) de l’information fournie et il est absolument normal que vous ne voyiez pas toutes ces colonnes. 

Par ailleurs, les zones contenant des codes (workcode ou code) ne contiennent pas toujours le même type d’information. Par exemple, pour la SACEM, on aura généralement un CoCv (ou IDE12) et un ISWC. 

Certains fichiers n’ont pas du tout de code (c’est un problème mais on fait avec ce qu’on a).

La zone (3) n’est que très rarement présente (essentiellement dans les fichiers liés destinés à l’illustration musicale).

Lorsque vous naviguez dans les œuvres (zone (1)), les zones (2), (3) et (4) sont mises à jour en conséquence.

De même, lorsque vous naviguez dans les acteurs, la zone (4) est mise à jour.

Si les données que vous voyez vous semblent correctes, cliquez sur suivant pour choisir les options de validation.

 

Options de validation

Société

Choisissez à quelle société les œuvres seront rattachées. Le système vous proposera les sociétés que vous avez créé dans "Configuration".

Fournisseur

Indiquez la provenance du catalogue que vous importez.

Si vous n’avez pas encore créé ce fournisseur, ne fermez pas la fenêtre, mais ouvrez la configuration de Le Sage, créez un fournisseur de données, validez la configuration et, sur l’écran des options de validation, appuyez sur le bouton avec les 2 flèches bleues : votre nouveau fournisseur apparaîtra.

Placer les œuvres dans un groupe

Le Sage place les nouvelles œuvres dans un groupe afin que vous puissiez les consulter/retravailler facilement. 

Vous pouvez choisir de placer toutes les œuvres du fichier importé dans ce groupe (et pas seulement les nouvelles). 

NB : En laissant le nom du groupe vide, Le Sage en attribuera un automatiquement.

Ajouter un tag aux œuvres

De la même façon, Le Sage peut ajouter automatiquement un tag aux œuvres importées afin de constituer/compléter des catalogues. 

NB : Si le tag est vide, Le Sage n’ajoutera pas de tag. Si le tag est inconnu, Le Sage vous proposera de le créer.

Choisir les champs à conserver

En cliquant sur ce bouton vous verrez apparaître les informations disponibles, qui peuvent ou non vous intéresser. Vous choisissez ainsi de ne garder que les données qui vous importent.

Appuyer sur Suivant

Options de correspondance

Lorsque Le Sage analyse une œuvre à importer, il cherche à savoir si cette œuvre est déjà présente dans votre base ou si elle est nouvelle.

Si le fichier d’import contient une clé primaire (par exemple un COCV SACEM) ou une clé unique (par exemple un code ISWC), Le Sage scrute la base de données pour savoir si ce code est ou non déjà présent.

S’il est présent, l’œuvre est identifiée de façon univoque.

Si ce code n’est pas trouvé ou que le fichier d’import ne contient pas ce type de clé, Le Sage peut faire une recherche par titre mais se pose alors la question des homonymies.

Il faut donc lui donner une stratégie de correspondances en cas d'absence de codes communs entre le fichier et la base données.

/!\ Pour l'import de votre premier catalogue il n'y a pas de question à se poser. La base de données est vide vous ne souhaiterez donc pas chercher de correspondance. Il suffira de sélectionner "NON" et faire suivant /!\

Voici quelques explications pour vos futurs imports.

Chercher une correspondance sur le titre

Le Sage propose 5 choix :

Le Sage recherche un titre identique dans toute votre base d’œuvres.

Vous devez choisir une société. Le Sage recherche alors un titre identique dans toutes les œuvres liées à cette société.

Vous devez choisir un groupe. Le Sage recherche alors un titre identique dans toutes les œuvres membres de ce groupe.

Vous devez choisir un tag d’œuvres. Le Sage recherche alors un titre identique dans toutes les œuvres possédant ce tag.

Le Sage ne fait pas de recherche par titre et considère que toutes les œuvres sont inconnues (donc nouvelles).

Correspondance manuelle

Mais cette recherche par titre peut ne pas suffire : rien ne dit que vous n’avez pas, dans un catalogue donné, deux œuvres homonymes. Le Sage vous propose alors de contrôler manuellement ces homonymies.

Le Sage vous demandera systématiquement d’établir la correspondance manuellement (même s’il n’a pas trouvé d’homonymie). À utiliser si vous savez que certaines œuvres existent déjà dans la base mais qu’il y a de fortes chances que les titres ne correspondent pas parfaitement.

C’est le choix à préconiser : Le Sage ne vous interrogera que s’il s’apprête à établir une correspondance. S’il ne trouve pas de titre identique, il traitera l’œuvre comme nouvelle.

Vous considérez qu’il n’y a pas d’homonymie et que dans le cas où une œuvre se présente avec un titre déjà connu du Sage il s’agit de la même œuvre.

Œuvres

Cette option détermine ce que Le Sage fera sur la partie « généralités » des œuvres lorsqu’il rencontrera des œuvres déjà existantes :

Le Sage ne fera rien.

Si l’import dispose, par exemple, de la date de dépôt et que cette date est absente de l’œuvre dans Le Sage, celui-ci la renseignera ; l’œuvre sera complétée, aucune donnée ne sera écrasée.

Toutes les informations contenues dans le fichier d’import viendront remplacer celles qui pouvaient s’y trouver préalablement : si une date de dépôt est présente dans le fichier importé, elle sera renseignée dans Le Sage, le titre contenu dans le fichier importé remplacera celui qui s’y trouvait jusque là.

Acteurs

Le Sage ne s’occupe pas des ayants droit.

Si des données de ce tiers sont déjà rattachées à cette œuvre, Le Sage les efface pour les remplacer par celle du fichier importé. Les autres données copyright (issues d’autres tiers ou saisies manuellement) ne sont pas touchées.

Toutes les données copyright qui pouvaient exister sur l’œuvre sont effacées (même celles saisies manuellement ou issues d’autres tiers) et les données contenues dans le fichier importé seront ajoutées.

Lorsque l’œuvre a été créée suite à un import de feuillet SACEM ou de droits directs, elle n’a aucun ayant droit rattaché. Dans ce cas, Le Sage complète la fiche. Au contraire, si la fiche contient déjà la moindre ligne copyright, l’œuvre est ignorée (comme dans le premier choix).

Si aucune correspodance n’a été trouvée

Ne pas créer les nouvelles œuvres : en cochant cette case vous interdisez la création de toutes les nouvelles oeuvres, présentes dans le fichier absentes dans votre base.

Appuyez sur Suivant.

 

Territoires et clés de partage

Ignorer les territoires

Théoriquement, les parts collectables (perfcoll et mechcoll) des ayants droit sont liées à un territoire (puisqu’elles sont susceptibles d’être différentes d’un territoire à l’autre, en fonction de ce que permet chaque société d’auteurs/SPRD).

On aura donc plusieurs lignes pour chaque acteur : 

Aujourd’hui, seuls les fichiers au format CWR proposent parfois d’importer des données « internationales ». 

Le fait de cocher la case « ignorer les territoires » permet de placer les parts collectables et possédées sur la même ligne ce qui rend les fiches œuvres beaucoup plus lisibles.

Clés de partage

Les clés de partage définissent les colonnes copyright qui seront remplies avec les informations contenues dans le fichier. 

Par exemple : Les parts DEP et Phono possédés par les acteurs sont égales. Si votre fichier ne contient que les DEP possédés vous pouvez ici recopier ces derniers dans Phono possédés.

Cliquer sur Suivant.

L'import de catalogue est terminé.

Import ACK - Retour de société d'auteur en CWR

Après dépôt de vos catalogues auprès d'une société d'auteur (par exemple la SACEM), celle-ci vous envoie en retour un rapport.

Ce rapport se fait en deux temps :

IMPORTANT : ce fichier contient uniquement ces informations et pas d'oeuvres, ne soyez donc pas surpris à l'import

Ces retours assignent des codes internes et propres à chaque OGC (exemple : CoCv pour la SACEM) et sont donc importants à intégrer au sein de votre base de données, pour compléter les informations utiles des oeuvres de votre catalogue.

Pour les œuvres rejetées, l'aperçu vous indique les messages, et donc les explications du rejet :

Vous pouvez aussi choisir d'y assigner un "Type de groupe".

Vous pouvez, enfin, renseigner un tag à assigner aux oeuvres ( un groupe, un statut, ...)

Le Sage effectue un match automatique à partir de codes internes. Dans ce sens,  dans la stratégie de correspondance et le champ "Chercher une correspondance sur le titre" veilllez à choisir "Non" et laissez décoché "Ne PAS créer les nouvelles œuvres"

Cliquez sur "Liste des Imports"

Créer un groupe (clic-droit sur l’import du CWR)

En cliquant sur l'entonnoir dans la barre d'outil en bas à gauche, vous pouvez filtrer les oeuvres du groupe selon les statuts/messages :

Vous pouvez ainsi extraire les œuvres refusées pour les retravailler et les exporter à nouveau sans affecter les oeuvres déjà acceptées.

Dépôts et envois de catalogues - Copyright calculé

L’évolution du Sage concernant le copyright, les dépôts et envois de catalogues, est le fruit d’un constat : le copyright original d’une œuvre est immuable, sa représentation quant à elle dépend de l’affiliation des créateurs, des territoires et contrats passés entre acteurs.

L’idée n’est de garder dans les œuvres qu’un copyright propre avec les créateurs de l’œuvre et demander au système d’adapter les parts collectées, les chaînes d’administration, de gestion et de sous éditions en se basant sur les contrats renseignés. Le copyright sera donc dynamique selon le point de vu que l’on souhaite donner à l’œuvre.

La conséquence d’une telle flexibilité sera la possibilité, pour le système, de déterminer le copyright juste selon le "Tiers" à qui vous souhaitez envoyer votre catalogue.

Le copyright présent dans l’œuvre :

Afin de mettre en place ce dynamisme sur le copyright certaines configurations sont nécessaires et doivent être précisément rentrées car il ne faut pas introduire des boucles sans fin avec des représentations de représentations qui viendraient se contredire sur des territoires donnés

Les points clés pour mettre en œuvre ce nouveau système :

Quel acteur dans le système est Nous ?

Le Sage va chercher les liens entre les éditeurs et au moins un acteur qui est estampillé comme étant "nous".

Pour cela, il faut créer un Client dans configuration, cocher « C’est Nous », puis dans la liste des acteurs, chercher les acteurs qui sont « Nous » et dans leur fiche les rattacher au Client.

Cette action aura pour conséquence d'identifier un acteur de la base comme étant vous.

Rattacher les acteurs à des OGC

L'acteur utilisé pour déposer les oeuvres doit être affilié à l'OCG à laquelle il va déposer.

Si vous appartenez à plusieurs OGC, il faudra créer autant d’acteurs que de sociétés de rattachement.

Il sera également important en cas de dépôts aux Etats-Unis, de bien rattacher les auteurs/compositeurs/arrangeurs/adaptateurs à la BMI ou l'ASCAP pour que le dépôt soit accepté.

Créer des Groupes de territoires

Chaque contrat se passe pour un territoire donné. Il va donc falloir créer ces groupes de territoires (même s’il n’est composé que d’un pays) pour pouvoir le rattacher aux contrats généraux et contrats de gestion/administration/sous-édition et aux Tiers pour que le copyright puisse se calculé correctement.

Afin de rattacher les bons auteurs/compositeurs/arrangeurs/adaptateurs à leurs éditeurs, il faut que les lettrages soient correctement renseignés

Les Tiers étant les personnes avec qui on échange des données, il va falloir dire au système quel.s territoire.s ils représentent, quel.s format.s de fichiers ils ont besoins pour traiter les catalogues et si le système se base sur des contrats généraux, à quelle OGC ce Tiers est affilié.

Afin d'expliquer les liens entre l'éditeur original et ses représentants par territoire, il faut mettre en place des contrats.

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Prenons l’exemple d’une œuvre en co-édition :

Vous avez signé deux contrats de sous-éditions et êtes affilié à la SACEM :

NB : Le copyright original de l’œuvre ne mentionne pas votre présence. Ce sont les catalogues de vos clients.

En regardant l'arborescence le Tiers sélectionné "SOUS EDITEUR ESPAGNOL - ESPANOLA", on voit comment Le Sage va interpréter le copyright original.

Si j'envoie le catalogue à mon sous éditeur espagnol voici comment les parts seront exportées :

Si nous regardons la même oeuvre mais avec le Tiers SACEM.

En cas de coédition d’une œuvre entre l’éditeur A et l’éditeur B, Le Sage vous ajoutera deux fois, l’un avec le lettrage A et l’autre avec le lettrage B en vous donnant les parts collectables à revendiquer et ajoutant le numéro de contrat général.

SACEM - Dépôts domestiques

Fonctionnalité disponible sur la version 12 du Sage.

La SACEM a ouvert la possibilité de déposer les œuvres locales (domestiques) via CWR.

La SACEM demande un fichier séparé pour les dépôts purement domestiques (où tous les éditeurs originaux sont affiliés à la SACEM), et un fichier pour les autres œuvres (sous-édition et mixtes).

On vous explique quelles sont les configurations nécessaires pour exporter le fichier depuis Le Sage !

Les pré-réquis

Le nommage du fichier

Le nom des fichiers est rigoureusement codifié :

CWyyNNNNeee_ddd.v21

CW : immuable

yy : année de création du fichier (19 pour 2019)

NNNN : un numéro séquentiel à 4 chiffres généré par l'émetteur

eee : SenderId de l'émetteur

ddd : SenderId du destinataire

Les codes SenderID, sont attribués par la CISAC. Une OGC aura un SenderID composé de chiffres. ex: 058 pour la SACEM. Un éditeur aura un SenderID composé de lettres.

Pour obtenir son SenderId, contactez Mme Nancy Brusselmans : Nancy.brusselmans@sabam.be, en lui proposant 3 lettres préférentielles. Elles vous seront attribuées si elles ne sont pas déjà rattachées à une autre entité.

La SACEM propose également d'effectuer cette démarche.

Configurations

Société

Dans le menu configuration, onglet société, sur votre société ajoutez les informations vous décrivant :

CWR_3letter_code : c'est le SenderId à 3 caractères attribué par la CISAC

CWR_SenderID : le nom de l'émetteur

Clients

Afin que le système sache s'il doit ou non exporter une œuvre dans un catalogue, Le Sage a besoin de comprendre qui vous êtes au sein de la base de données. Il est donc nécessaire de rattacher le⋅s acteur⋅s à un client identifié comme "vous".

Il faut créer le client, cocher la case "C'est nous!" et faire glisser, depuis la liste des acteurs, le ou les acteurs qui sont à considérer comme étant  "vous" dans la colonne "Acteurs membres" à droite.

Le système va chercher toutes les chaînes de droits qui vous incluent, soit directement dans le copyright, soit par le biais des contrats de représentation indiqués dans Agreements - voir Copyright dynamique.

Groupes de territoires

Dans les CWR il est primordial d'indiquer pour quel⋅s territoire⋅s de collection vous déposez.

Il faut donc configurer des groupes de territoires dans Le Sage pour gérer vos différents cas de figure :

Donnez un nom à votre groupe de territoire, validez-le avec la petite coche en bas et ajoutez les pays composant ce groupe. Vous pouvez utiliser des territoires pré-définis (par exemple "Monde") et exclure un ou plusieurs pays spécifiquement ; dans ce cas, "Monde" sera coché "inclus" et, pour les autres pays, vous devrez décocher cette case.

Ce groupe de territoires sera ensuite utilisé dans vos Tiers et vos contrats.

Tiers

Si vous disposez déjà d'un Tiers SACEM pour déposer les catalogues que vous avez en sous-édition, il faudra le dupliquer et lui donner un nom explicite - SACEM dépôts domestiques. Ce Tiers vous servira pour les œuvres purement domestiques.

Voici le Tiers SACEM pour la sous-édition et les œuvres mixtes

Et voici la configuration pour les œuvres domestiques exclusivement :

Cochez "peut recevoir des catalogues" pour voir les options d'export de catalogue.

Territoires : groupe de pays définis pour vos dépôts domestiques - ex : France, Andorre, Monaco.

Voir les sous-éditeurs : il est ici décoché car il s'agit d'œuvres domestiques, où l'on dépose le copyright original.

Format de fichier : CWR, avec le code receveur de la SACEM 58. La SACEM accepte le format CWR 2.2.

Il est indispensable de cocher "SACEM : œuvres domestiques".

Et n'oubliez pas de rattacher la SPRD SACEM tout en bas !

Le copyright

Les œuvres à déposer doivent répondre aux contraintes CWR.

Vous disposez, au sein des groupes, de l'option "Verifs avant export" qui permet de détecter les données à corriger pour que le dépôt soit conforme.

Tous les messages [OLD] ne sont plus à prendre en compte. Pour tout le reste il faut cliquer sur liste et comprendre le⋅s problème⋅s remonté⋅s.

exemple : Auteurs/compositeurs sans nom/prénom séparés -> liste

Vous pouvez appuyer sur CTRL+A -> clic droit - séparer nom/prénom puis utiliser les flèches au milieu s'il y a lieu de refaire un nom composé ou de permuter le nom et le prénom.

Attention le système se base sur les parts internationales (owned) pour définir les parts SACEM, selon la configuration de vos œuvres.

Afin que le copyright soit interprété correctement il faut renseigner les % dans Perfowned et Mechowned de l'œuvre.

Le système calculera automatiquement les parts selon les statuts de la SACEM.

La case " Partage DE comme Phono" est à cocher ou non selon le copyright souhaité :

Exemple d'une œuvre :

Si la case est décochée l'œuvre sera exportée comme suit pour le Tiers SACEM domestique

Si pour cette même œuvre on coche la case

Si vous avez mandat pour déposer l'entièreté de l'œuvre (par exemple s'il y a un éditeur à compte d'auteur, c'est vous qui déposez toute l'œuvre), cochez la case "Dépôt de l'intégralité de l'œuvre".

Export

Une fois les œuvres prêtes pour envoi, partez du groupe pour réaliser votre export :

1/ Le groupe sur lequel vous avez travaillé est déjà sélectionné

2/ Le⋅s format⋅s définit⋅s dans le⋅s Tiers sera⋅ont respecté⋅s.

3/ Copyright calculé : il s'agit du copyright dynamique : on part des parts internationales pour que le système calcule les parts SACEM

4/Emetteur : il s'agit de l'entité qui va signer le CWR - les trois lettres que vous avez mentionnées dans la configuration de la société.

Destination : emplacement où seront enregistrés les fichiers.

5/ Selectionnez SACEM dépôts domestiques et SACEM si votre groupe est composé d'œuvres domestiques et d'œuvres en sous-édition ou mixtes. Chaque œuvre sera automatiquement exportée dans le bon fichier.

Vous aurez un dossier qui porte la date et l'heure de l'export. Au sein de ce dossier, 2 dossiers, un pour chaque Tiers. Il suffira de déposer les deux fichiers CWR sur le ftp de la SACEM.

Des questions ? vous pouvez me joindre ici emily@improvize.eu

SACEM - Dépôt des contrats généraux

Fonctionnalité disponible sur la version 12 du Sage.

L'API contrats généraux est désormais fonctionnelle. Vous pouvez depuis Le Sage - Menu Agreements - déposer vos demandes de numéro de contrats.

Configuration du Sage

La démarche auprès de la SACEM

Pour les éditeurs qui souhaitent utiliser l’API Contrats Sacem :

La demande d’utilisation de l’API Contrats se fait à cette adresse :  depot.contrat@sacem.fr et mettant systématiquement en copie : cat@improvize.eu.

La SACEM vous communiquera vos identifiants de connexion en nous mettant en copie.

Les configurations au sein du Sage

Les identifiants donnés par la SACEM sont à remplir ici

Les identifiants au-dessus sont ceux de connexion à votre royaume sur Karyo

Si vous ne disposez pas déjà d'un accès merci de nous contacter : support@improvize.eu

Comment effectuer les demandes

Depuis le menu "Agreements"

Ajouter un nouveau contrat

Dès que la fiche est ouverte cliquez sur "Créer" avant de remplir les champs.

Les champs à renseigner :

1 - Type de contrat : Contrat OGC

2 - Date de début : début de votre contrat avec l'éditeur original, ou administrateur

3 - Le territoire : pays pour lesquels vous demandez à la SACEM de collecter. Groupe de territoire configuré dans les "Configurations".

4 - Collecter la part phono des auteurs/compositeurs/arrangeurs/adaptateurs : oui (cocher la case) ou non

5 - Contrat d'OGC :

OGC : SACEM

Type CWR : choisissez parmi les 4 types de contrats

6 - Clés de partage (pour déclaration)

DEP/Perf

Phono/Mech

7 - Généralités

Acteur cédant : l'éditeur qui vous donne le droit de collecter

Acteur cessionnaire : vous (acteur qui doit être lié à un "Client" dans configuration qui est identifié avec la coche "C'est nous!".

Une fois les renseignements complétés, vous pouvez enregistrer le contrat.

Dans la liste des Agreements, rafraichissez votre liste -> clic droit sur le contrat à soumettre - vous pouvez en déposer plusieurs en même temps en en sélectionnant plusieurs - "Demander un numéro de contrat à la SACEM" - les champs "sacemregapi" se rempliront -> vous pouvez ajouter ces champs en faisant un clic droit-> modèle de liste et sélectionner les champs.

La demande est faite.

Il suffira d'attendre quelques secondes puis sur les mêmes contrats clic droit "Récupérer les codes contrats en attente".

Le champs "n°de contrat" se peuplera du numéro donné par la SACEM.

Vous pourrez déposer les catalogues de cet éditeur en CWR à la SACEM.

Calculated copyright, Catalogue imports & exports

Le Sage’s updates concerning copyrights, catalog imports & exports are the result of a general analysis : the original copyright, the creators shares of a work, is static. The only changes in copyright are the result of its representation – depending on deals that are made for different territories.

The point is to keep, within the works, only the original copyright – the creators and original publisher.s and to ask the system to adjust the collection shares, the admin’s and sub-publishing’s chains relying on the provided contracts.

This way, copyright will be dynamic according to the third party you want to send it to, doing or undoing chains of representation depending on your deals.

Copyright within the work :

- within the copyright section, gross copyright: original copyright linked with authors, composers, arrangers, adapters and if so ancient admin and sub-publishing's data. This later information can remain if you wish so, but it won’t be taken into account in the computed copyright.

- on the right side of the work’s tab, you have the tree view of the work, result of the computed copyright : this one is dynamic according to the outlook you’d like to see of the work and so according to the chosen third party.

To set this dynamic copyright, some settings are essentials and must be precisely configured to prevent introducing endless loops of contradicting representations.

Different keys to implement this update:

• Who must Le Sage understands as being “us” ?

Le Sage will link publishers, administrators and sub publishers until it finds a link with “US”.

To do so, you need to create a client within the settings, tick “It's us”, and then, link the actors of your database to this client when they are effectively you.

This action will allow you to identify an actor as “You”.

You have two ways of doing so :

- going into the actor to link him to the client or

- drag and drop the actor from the list of actors into the list of “Member actors”

• Affiliating actors to PROs:

The actor being the registrant of the work.s must be affiliated to the PRO you are sending your catalog to. If you are member of several PRO’s you will have to duplicate yourself as an actor and attach each one to a different PRO. And of course connect the correct actor to each deal depending on the territory.

In case of USA registration, it’s also essential to properly attach authors/composers/arrangers/adapters to BMI or ASCAP, the registration won’t be accepted otherwise.

• Create territory groups:

Each and every contract concerns a specific territory (vast or not / one or several countries). That’s why you must create territory groups (even if there’s only 1 country) in order to attach it to PRO agreements, admin, sub-publishing contracts and third parties for the copyright to be properly computed.

• Lettering:

In order to properly link authors/composers/arrangers/adapters to publishers, lettering must be perfectly set in the works you want to register or send to your affiliates.

• Third parties’ set up :

Third parties being the ones we are sharing data with, we must tell the system which territory.ies they are representing, which file formats they can process, and if they rely on PRO agreements to which PRO they are affiliated to.

• Representation deals

In order to explain the links between the original publisher and its representatives, you must implement contracts. Two types of contracts exist :

1. PRO agreements are contracts linked to a PRO who expect a contract number (number delivered when you submit your deal). In PRO agreement menu you can add a contract defining the assignor (original publisher, administrator) and the assignee (be careful to choose the one who has the right affiliation PRO), and on which territory you have concluded your deal. In can be vaster than the territory of the PRO.
2. Admin and sub-publishing contracts : go to contracts menu, you will find several sort of contracts.

You must detail on which territory, if you collect authors/composers parts, the assignor and the assignee.

Let’s take an example with a co-published work:

Let’s say, you’ve signed two sub-publishing contracts and are affiliated to SACEM :

One with publisher A (Italian – SIAE), who is allowing you to register and collect publishing rights and authors’/composers’/arrangers’/adapters’ mechanical shares from those works for the world except Italy:

Another with publisher B who’s allowing you to collect his publishing shares for France only.

Original copyright of the work doesn’t mention your company as it’s your customers' catalogs.

Looking at the tree view tab, the chosen third party “SPANISH SUB-PUBLISHER – ESPANOLA”, you can notice how Le Sage will compute the original copyright using the contracts you entered. If you are sending the catalog to your Spanish sub-publisher, this is how the shares will be exported :

And now, if you look at the same work but with SACEM as Third Party.

In case of co-publishing a work between publisher A and publisher B, Le Sage will add you twice, once with chain A and another time with chain B giving you access to the shares you could claim and adding the PRO agreement number.

Import de catalogues 2026

Ce nouveau système d'import est à la fois plus rapide et plus souple que le système historique.

La première étape (le pré-import) est exactement la même qu'auparavant, toute la différence est dans le processus de validation.

Celui-ci se déroule en 2 ou 3 étapes selon les options choisies.

Étape 1 - Normalisation

Normalisation des informations de territoires

Si le fichier importé contient des informations de territoires (CWR essentiellement), celles-ci sont normalisées pour gérer correctement les inclusions/exclusions spécifiées dans le fichier. 

Restriction des œuvres

Si vous choisissez de n'importer que les œuvres que vous représentez sur un territoire particulier, Le Sage exclut les autres œuvres du reste du processus.

Déduplication des acteurs

Lors de l'import, Le Sage part du principe que tous les acteurs sont distincts d'une œuvre à l'autre. L'étape de déduplication a pour rôle de reconnaître lorsqu'un même acteur est présent dans plusieurs œuvres (mêmes codes notamment).

Création des acteurs et codes manquants

Le Sage regarde ensuite quels acteurs il connaît déjà (même code IPI par exemple) et crée ceux qui manquent.

Si de nouveaux codes sont présents pour des acteurs reconnus, Le Sage les ajoute pour qu'ils servent lors de futurs imports.

Déduplication des codes œuvres

Il arrive que dans certains imports, plusieurs œuvres portent le même code (par exemple un ISWC rattaché à des œuvres différentes). Le Sage dédoublonne alors ces codes pour éviter les confusions.

Reconnaissance des œuvres déjà présentes dans la base

Le Sage recherche les correspondances entre les œuvres importées et la base de données.

Étape 2 - Correspondances manuelles

Étape 3 - Finalisation

Création des œuvres inconnues

Et association des codes manquants

Ajout/remplacement du copyright

Ajout des données copyright liées aux territoires

Ajout des sous-titres

Ajout des codes ISRC

Ajout des messages

Issus des fichiers ACK

Ajout des tags

Si demandé dans les options de validation

Ajout des œuvres à un groupe