Droits
La notion de droits dans Le Sage correspond à des revenus qui vont pouvoir être reversés et/ou analysés.
Importer des droits
Les imports de droits permettent d’intégrer les décomptes d'OGC et de vos sous-éditeurs.
Les droits sont liés à un Tiers dans le Sage.
Lors de l’import du fichier, il faut connaître l’émetteur afin de l’indiquer dans Tiers, ainsi que choisir le filtre adéquat. Le filtre porte le nom du fournisseur de droits.
Il se peut qu’un Tiers dipose de plusieurs types de fichiers. C’est ainsi que l’on a deux filtres pour la SACEM, par exemple, un pour des fichiers .XLS et l’autre pour les .CSV.
Si vous ne trouvez pas de filtre correspondant à votre fournisseur de droits merci de nous faire parvenir le fichier avec le nom du fournisseur à support@thefreecat.org
Contrairement aux imports de catalogue, les imports de droits se font en deux temps pour vous permettre de gérer le temps alloué aux correspondances :
- le pré-import
- les correspondances
Le préimport
- Indiquez le Tiers
- Sélectionnez votre ou vos fichiers à importer
- Choisissez le filtre adéquat (ce dernier peut être préconfiguré dans La configuration du Sage)
- Suivant
- Dates des droits : permet de forcer une date de réception des droits sur toutes les lignes importées.
- Devise : si rien n’est renseigné, la devise sera l’€uro.
- Part à garder :
- Contre valeur : il s’agit du montant réellement reçu, en €uros.
- Filtrer sur une condition : en indiquant une condition vous pouvez indiquer que ces lignes soient soumises à la condition sélectionnée qu’il faudra retrouver dans les royalties afin d’en expliquer le reversement.
- Forcer un tag sur les droits : forcer un tag de droits permet de créer ensuite une condition sur droits pour payer les droits importés.
- Suivant
Si un message d’erreur apparaît et que l’analyse du fichier reste bloquée, merci de nous envoyer une capture d’écran, le fichier en cours d’import, ainsi que le filtre que vous avez sélectionné à support@thefreecat.org
Les fichiers de vos fournisseurs de droits évoluent et il faut adapter les filtres en conséquence.
Un résumé du nombre de lignes importées ainsi que du montant présent dans le fichier apparaît.
La Zone Active correspond à la zone utilisée dans le filtre pour importer ces données. Il est important de s’assurer que le montant trouvé correspond bien au montant indiqué dans le fichier PDF envoyé par votre fournisseur de droits.
Dans le cas contraire n’hésitez pas à prendre contact afin de s’assurer qu’il ne s’agit pas d’une erreur dans le filtre mais bien d’une erreur dans le fichier transmis par le tiers.
Établir les correspondances
L’import des droits à ce stade n’est pas terminé.
Vous ne pouvez en l’état sortir vos décomptes, les analyser ou tout simplement les visualiser.
Il faut établir les correspondances entre les droits importés et la base de données de Le Sage.
Pour cela, il faut se rendre dans la liste des imports.
- L’import effectué est rouge. Il indique que les droits perçus ne sont pas exploitables en l’état.
- L’état indiqué (encadré en rouge) résume les correspondances à effectuer pour cet import afin de pouvoir reverser, analyser et extraire les droits perçus.
Dans l’exemple, tout à droite, 2/2/1/1/1 est à lire comme suit : 2 types de droits / 2 familles de droits / 1 territoires / 1 œuvres / 1 recueil sans correspondances.
Pour avoir ce degré de détails, il faut appuyer sur "Etats détaillés, sinon le système vous annoncera le nombre de lignes de droits à matcher.
Afin de démarrer les correspondances, double cliquer sur la ligne d’import.
Les correspondances s’établissent toujours comme suit :
- La 1ère colonne étant l’information provennant du fichier
- la 2ème est l’application de la colonne nouvelle correspondance. Elle matérialise l’effectivité de la correspondance.
- Nouvelle correspondance : choix dans Le Sage de la correspondance allant avec l’information du fichier.
- L’action d’appliquer transforme le choix d’une nouvelle correspondance en correspondance trouvée, actant la correspondance pour les lignes de droits dans le fichier.
Les onglets "types de droits", "correspondances d'oeuvres" et "recueils" doivent obligatoirement être matchés pour pouvoir répartir les droits.
Les onglets "familles de droit" et "territoires" permettent de donner des informations plus précises à vos ayants-droit sur leur décompte mais ne sont pas obligatoires.
L'onglet Correspondances d'oeuvres
Dans cette exemple, il n'y a qu'une oeuvre dans le fichier de répartitions.
Commencez par établir les correspondances déjà connues : Le Sage va analyser les codes liés aux œuvres et si les codes dans le fichier matchent avec les codes dans le Sage, les droits seront automatiquement associés aux œuvres.
Si des œuvres n’ont pas trouvé de correspondances après la première analyse, il faut "Créer toutes les oeuvres inconnues".
Si vous savez qu'il ne s'agit que d'oeuvres non présentes dans votre base de données ou « Démarrer la correspondance »
Si vous pensez avoir ces oeuvres mais que les codes présents dans le système sont différents de celui du fichier que vous importez.
Cette phase permet de matcher, créer de nouvelles œuvres ou reporter le match à plus tard en attendant plus d’informations de votre fournisseur sur le titre sur lequel il est perçu.
Les informations du premier encadré -1- sont les informations contenues dans le fichier, selon les fichiers vous aurez plus au moins de détails.
L'enacdré -2- est votre base de données.
Il s'agira d'identifier si l'oeuvre qui arrive via le fichier est à rapprocher ou non d'une oeuvre au sein de votre base de données.
S'il s'agit :
- d'une nouvelle oeuvre : Créer l'oeuvre
- d'une nouvelle oeuvre que vous souhaitez compléter tout de suite avec du copyright : Créer et modifier l'oeuvre. Cela pourra se faire dans un second temps. Il n'est pas nécessaire de modifier cette nouvelle oeuvre au moment de la correspondance.
- d'une oeuvre que vous ne connaissez pas et que vous souhaitez faire des recherches avant de l'incorporer dans votre système : Passer. L'oeuvre restera comme étant non matchée, et la ligne d'import restera rouge.
- de l'oeuvre sélectionner dans l'enacdré -2-. OK. Cela matchera l'oeuvre entrante avec une oeuvre de votre base de données, lui associant des codes si le fichier en détient, et les droits qui lui sont affiliés.
- Annuler : vous pouvez annuler la séance de matching si vous souhaitez reprendre plus tard. Les oeuvres créées ou déjà matchées seront gardées en mémoire, et il vous restera à terminer plus tard.
Toutes les oeuvres matchées manuellement seront listées dans l'onglet "Correspondances d'oeuvres". Si vous vous êtes trompé dans un match, il suffira de sélectionner la ligne avec le mauvais match et de faire "Supprimer" (icône de la poubelle). Il faudra recommencer "Démarrer la correspondance" pour la matcher avec la bonne oeuvre ou créer l'oeuvre.
Toutes les oeuvres créées seront listées dans "Oeuvres créées". Cela vous permettra de créer un groupe pour les traiter.
L'onglet recueils
Les recueils doivent être créés au sein de Le Sage dans "Recueils" pour ensuite établir la correspondance.
Visualiser des droits
Une fois les droits intégrés dans le système, vous pourrez les visualiser dans "Visualiser les droits".
La visualisation est un module permettant de lire, analyser, et extraire les données de droits perçus.
La quantité des droits importée ou rentrée à la main permet rarement d’en visualiser l’intégralité.
Il est donc important de restreindre la recherche par :
- numéro d’import : le numéro à indiquer se trouve dans la liste des imports.
- groupe : groupe d’œvres pour lesquelles on souhaite analyser les droits
- période : période listées dans la configuration de Le Sage
- condition : conditions sur droits listées dans la configuration de Le Sage
- SACEM.CodeFilm : information(s) importée(s) par le biais des répartitions SACEM
- Titre commence par :
- Code commence par :
- Tiers : tiers renseigné au moment de l’import des droits
Les outils de visualisation
- Modèle de liste
Il est intéressant d’établir différents modèles de liste selon l’analyse des droits à effectuer.
Enormément de colonnes sont disponibles, selon les informations extraites des imports de droits.
Les modèles de liste s’affichent et se règlent par un clic droit sur la liste des droits.
Une fois les colonnes choisies, chacune peut être filtrée pour ne garder que certaines informations : provenances, types de droits, etc...
- Somme des droits
La somme des droits s’affiche par un clic droit sur la barre en bas de la liste au niveau du "amount paid".
Il est également possible de mettre en place des barres de sous-totaux pour regrouper les droits selon certaines caractéristiques (Clic droit sur les entêtes de colonne).
Vous selectionnerez la colonne sur laquelle vous voulez des sous-totaux et la placez au dessus sur "Drag a column".
- Export
Un export de la visualisation au format .XLSX est disponible par le biais d’un clic droit sur les intitulés de colonne.
- Associer un tag
Taguer les droits permet d'isoler certaines lignes de droit pour les traiter différemment des reversements classiques.
Par exemple, vous avez obtenu un nouveau catalogue. Un oeuvre vous est payée, alors qu'elle devrait être payée au précédent sous-éditeur au vu de la date de commencement de votre contrat. Vous pourrez taguer ces lignes de droits pour dire que celles possédant ce tag doivent être, peu importe le type de droit payé, payé au sous-éditeur précédent.
Nous verrons que pour ce même exemple, il n'est pas forcément utile de taguer les droits mais bien mieux d'expliquer dans le contrat qu'avant une certaine date nous ne payons que pour les droits reçus et qu'à partir de la date du début de contrat nous reversons.