Création d'un utilisateur ou d'un groupe

Création d'un utilisateur

Création automatique ou création manuelle : deux possibilités en fonction de l'utilisateur à créer :

Création automatique

Un utilisateur peut être généré automatiquement directement avec les informations de l'annuaire provenant d'Inpro ou Le Sage (l'annuaire est commun).

• C'est notamment le cas lorsque vous envoyez un document d'Inpro ou Le Sage vers Karyo. Les informations de l’annuaire se peuplent automatiquement dans Karyo et la création de l'utilisateur en découle.

Nouvel utilisateur Karyo en création automatique : première connexion

Un artiste reçoit un mail dès le/les premier(s) fichier(s) disponible(s) sur son espace. Ce premier mail lui permettra aussi de configurer son mot de passe.

Pour aller plus loin !
Vous souhaitez avertir un utilisateur qui a été généré en création automatique avant la réception de son premier fichier ? C'est possible en partant de la liste des utilisateurs actifs :

Création manuelle

Comme les utilisateurs artistes sont automatiquement générés par les logiciels, la création manuelle est une méthode essentiellement utilisée pour la création d'administrateurs (par exemple pour vos collègues).

La méthode :

• Vous pouvez alors cliquer sur  + Créer depuis la liste des utilisateurs actifs

• Une nouvelle fenêtre s'ouvre, vous pouvez alors rapidement paramétrer les informations du nouvel utilisateur :

Nouvel utilisateur Karyo en création manuelle : première connexion

Pour les utilisateurs en création manuelle (administrateurs)

• Pendant la création de l'utilisateur, si la case "Envoyer un email afin de notifier l'utilisateur de la création du compte" est cochée :
  • Aucune action particulière, l'utilisateur reçoit automatiquement le mail qui lui permet de créer son mot de passe.
• Cependant, si la case "Envoyer un email afin de notifier l'utilisateur de la création du compte" est décochée :
  • Il est nécessaire d'envoyer un mail de "première connexion" afin que l'utilisateur puisse configurer son mot de passe.
    1. Depuis la liste des Utilisateurs actifs
    2. Clic-droit
    3. E-mail
    4. Envoyer : E-mail de première connexion

Création d'un groupe

Un groupe d'utilisateurs permet de rassembler plusieurs utilisateurs, par exemple les mêmes caractéristiques.

Utilisation du groupe pour :

• Modèles & E-mails ciblés :
  • Pour plus de flexibilité lors de l'envoi automatique de vos documents, vous pouvez maintenant créer plusieurs modèles pour une même notification en fonction des caractéristiques des utilisateurs :
    • Par exemple : si vous souhaitez personnaliser les e-mails en fonction de la cible (société ou personne physique), il vous suffit de créer des groupes d'utilisateurs pour chaque catégorie et d'ajouter ces groupes comme cibles de vos modèles.
• Validation interne :
  • La validation interne donne la possibilité d'avoir un ou plusieurs intermédiaire(s) pour relire et valider un document avant de l'envoyer au destinataire final.
  • Cet intermédiaire peut être un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs.

Deux possibilités pour créer des groupes :

Depuis la liste des groupes

Depuis la liste des Groupes d'utilisateurs, cliquez en haut à droite sur Créer un groupe :

• Vous pouvez alors paramétrer votre nouveau groupe avec le choix de son nom ainsi que de ses membres.
• Pour ajouter ou supprimer des utilisateurs, utilisez les flèches qui se trouvent entre les deux listes :

• Le bouton Valider génère le groupe
• Un message de succès apparaît.
• Attention ! Actualisez la page pour voir votre nouveau groupe.

Depuis la liste des utilisateurs

Vous pouvez aussi générer un groupe depuis la liste des Utilisateurs actifs :

1. Sélectionnez les utilisateurs souhaités
2. Possibilité de créer un nouveau groupe ou alors de l'ajouter au sein d'un groupe déjà existant

• Vous pouvez alors paramétrer votre nouveau groupe avec le choix de son nom ainsi que de ses membres.
• Pour ajouter ou supprimer des utilisateurs, utilisez les flèches qui se trouvent entre les deux listes :

Modifier ou supprimer un groupe

Depuis la page Groupes d'utilisateurs, un clic droit sur la ligne d'un groupe permet de le modifier ou même de le supprimer :