L'interface

• Tableau de bord
• Utilisateurs
• Fichiers
• Configuration de l'emailing
• Notifications
• Royaumes

Tableau de bord

Message d'accueil

Le tableau de bord est la page qui s'affiche à l'ouverture de Karyo :

 

Personnaliser le message d'accueil

Le message d'accueil est modifiable à tout moment dans l'onglet Explorer les Royaumes

💡 Pour plus d'informations

Cliquez ici : 1. L'INTERFACE > f. Explorer les autres Royaumes

Profil

Modifier les informations du profil

Une nouvelle fenêtre s'ouvre avec diverses actions possibles :

💡 Pour aller plus loin concernant la gestion de votre compte

Cliquez ici : 2. LES ACTIONS > a. Gestion de mon compte

 

Si un utilisateur a plusieurs comptes dans différents royaumes :

1. Possibilité de naviguer au sein des royaumes en cliquant sur son avatar en haut à droite.
2. Choisissez le royaume souhaité dans "Mes comptes" :

Les messages

Un moyen pour Karyo de communiquer

Des messages s'affichent en haut à droite de l'interface, il en existe quatre types :

• Vert : Succès

• Bleu : information

• Orange : avertissement

• Rouge : problème, action impossible

Langues

L'interface de Karyo est disponible en français et en anglais. Pour sélectionner la langue de l'interface, il vous suffit de cliquer sur les boutons dédiés en haut à droite de la page :

Utilisateurs

Utilisateurs actifs

En cliquant sur Utilisateurs, la page Utilisateurs actifs s'affiche automatiquement :

Les filtres

Vous avez la possibilité de filtrer certaines colonnes en fonction de vos besoins :

Les colonnes

Informations générales :

• Nom d'utilisateur
• E-mail
• Modèle
• Groupes
  • Visualiser les groupes auxquels l'utilisateur appartient

Les droits

• Livraison/Validation
  • Livraison : envoyer une notification par mail et rendre visible le fichier sur la plateforme du destinataire.
  • Validation : validation interne qui donne la possibilité d'être un intermédiaire pour relire et valider un document avant de l'envoyer au destinataire final.
• Inception
  • Incepter : permettre de visualiser Karyo par le prisme d'un autre utilisateur.
    • Incepter, comment faire ? 2. LES ACTIONS > e. Incepter
• Création d'utilisateurs
  • Droit de création d'un nouvel utilisateur
• Création de royaumes
  • Droit de créer et d'ajouter un sous-royaume dans un royaume déjà existant.
  • Création d'un royaume, comment faire ? 1. L'INTERFACE > f. Explorer les autres Royaumes
• Accès aux sous-royaumes
  • Droit donnant accès aux sous-royaumes.
• Accès aux utilisateurs du même royaume
  • Ce droit est celui qui détermine si le compte en question est un compte Administrateur ou Artiste.

Informations annuaire
Les dernières colonnes sont générées automatiquement à partir de l'annuaire d'Inpro et Le Sage :

• Langage
  • Anglais ou français
• ID annuaire
  • Identifiant se trouvant dans l'annuaire d'Inpro et Le Sage.
• Réside à l'étranger
• Société
  • Pour savoir si l'utilisateur est une société
• Dispense retenue TVA
• Dispense précompte AGESSA
  • Si l'artiste est assujetti à l'AGESSA ou non

Création d'un nouvel utilisateur

Création automatique

Un utilisateur peut être généré automatiquement avec les informations de l'annuaire provenant d'Inpro ou Le Sage (l'annuaire est commun).

• C'est notamment le cas lorsque vous envoyez un document d'Inpro ou Le Sage vers Karyo. Les informations de l’annuaire se peuplent automatiquement dans Karyo et la création de l'utilisateur en découle.
• Ce nouvel utilisateur ne sera pas informé immédiatement de la création de son nouvel espace. Il sera notifié par mail lors de la réception de son premier fichier au sein de son espace.
  • C'est seulement à ce moment qu'il sera invité à créer son mot de passe afin d'accéder à son/ses document(s).

Création manuelle

Comme les utilisateurs artistes sont automatiquement générés par les logiciels, la création manuelle est une méthode essentiellement utilisée pour la création d'administrateurs (par exemple pour vos collègues).

Pour aller plus loin...
Création d'un utilisateur étape par étape

Utilisateurs désactivés

Vous retrouvez ici la liste des utilisateurs désactivés qui n'ont plus accès à Karyo.

Pourquoi désactiver un utilisateur ?

• Sécurité
  • Exemple : un utilisateur avec un compte artiste s'est fait voler son ordinateur. Il est alors fortement recommandé de lui désactiver son compte afin de protéger toutes les données.
• Une personne quitte la société
  • Il n'est pas possible de supprimer un utilisateur. Dans le cas de figure où un utilisateur ne travaille plus avec vous, il sera alors possible de le désactiver.

Comment désactiver un utilisateur ?

Seul un compte administrateur peut désactiver d'autres utilisateurs :

Réactiver un utilisateur

Un administrateur pourra effectuer cette action directement depuis la liste des utilisateurs désactivés :

Modèles utilisateurs

À noter : pour voir les modifications apportées, pensez à actualiser la page !

Vous trouvez ici les modèles déjà existants, les paramétrages de ces derniers mais c'est aussi ici qu'il est possible d'en créer de nouveaux.

Qu'est-ce qu'un modèle d'utilisateurs ?

• Lors de la création ou la modification des paramètres et des droits d'un utilisateur, il est possible de lui attribuer directement un modèle déjà programmé plutôt que de le faire manuellement. Cela déterminera en un seul clic la configuration de ses droits.
• Pour retrouver le détail des droits : I/ Utilisateurs actifs > b. Les colonnes > 2. Les droits

Création des modèles

• Pour créer un modèle, appuyez sur +Créer en haut à droite, une fenêtre s'ouvre.
  • L'exemple 1 montre une configuration avec la totalité des droits activés,
  • L'exemple 2 au contraire montre une configuration avec la totalité des droits désactivés :

Groupes d'utilisateurs

Les fonctions

Un groupe d'utilisateurs permet de rassembler plusieurs utilisateurs ayant les mêmes caractéristiques.

Utilisation du groupe pour :

• Modèles & E-mails ciblés :
  • Pour plus de flexibilité lors de l'envoi automatique de vos documents, vous pouvez maintenant créer plusieurs modèles pour une même notification en fonction des caractéristiques des utilisateurs :
  • Par exemple, si vous souhaitez personnaliser les emails en fonction de la cible (société ou personne physique), il vous suffit de créer des groupes d'utilisateurs pour chaque catégorie et d'ajouter ces groupes comme cibles de vos modèles.
• Validation interne :
  • La validation interne donne la possibilité d'avoir un ou plusieurs intermédiaire(s) pour relire et valider un document avant de l'envoyer au destinataire final.
  • Cet intermédiaire peut être un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs.

Comment créer un groupe d'utilisateur ?

• Cliquez ici : 2. LES ACTIONS > b. Création d'un utilisateur ou d'un groupe

Modifier ou supprimer un groupe

Un clic droit sur la ligne d'un groupe permet de le modifier ou même de le supprimer :

Fichiers

Fichiers

Liste de la totalité des fichiers importés (depuis Le Sage ou Inpro, depuis Karyo en utilisant le bouton d'import ou le drag & drop), qu'il s'agisse de fichiers déjà livrés ou non.

Bon à savoir 

La suppression

• Un fichier qui a été livré par un administrateur vers un artiste ne pourra pas être supprimé par l'artiste, aucune équivoque possible.
• Un artiste pourra seulement supprimer les fichiers qu'il a lui même importé.
• Si un administrateur supprime un fichier depuis sa plateforme admin, alors suppression pour tout le monde !

Les actions du clic droit

• En effectuant un clic droit sur le fichier souhaité, vous accédez alors à de nouvelles actions :

 

• Télécharger
  • Téléchargement du fichier sélectionné sur votre ordinateur.
• Aperçu
  • Possibilité d'afficher un aperçu uniquement pour le format PDF.
• Typer
  • Typer permet de donner une caractéristique et est obligatoire pour pouvoir livrer un document. Les possibilités :
    • Contrat (non-signé)
    • Contrat (signé)
    • Décompte master
    • Décompte édition
    • Facture
    • Taxform (à compléter)
    • Taxform (complété)
    • Fiche de renseignement
    • Autres
    • Catalogue
    • RIB
• Validation interne > Ajouter/Modifier
  • La validation interne donne la possibilité d'avoir un ou plusieurs intermédiaire(s) pour relire et valider un document avant de l'envoyer au destinataire final.
  • L'intermédiaire peut être un utilisateur ou un groupe d'utilisateur.
    • Notez un cas particulier concernant le Timer et la validation interne : si un fichier est programmé pour être envoyé à une date et heure sous la condition de validation interne. Le document sera transmis à la date et à l'heure programmées, même si le validateur n'a pas encore approuvé le fichier.
  • Possibilité d'ajouter ou supprimer un ou plusieurs validateur(s). Il est aussi possible d'ajouter un groupe d'utilisateurs.

• Vous pouvez définir les options concernant le/les validateur(s) :

• Validation interne > Valider ou Rejeter
  • Uniquement si une demande de validation interne vous a été adressée.
  • Vous pouvez ici valider un fichier ou au contraire rejeter un/des document(s). Vous devrez alors détailler le motif du rejet.
• Ajouter un destinataire
  • Documents importés directement depuis Karyo : donne la possibilité d'ajouter ou de modifier le/les destinataire(s) du/des fichier(s)
  • Documents issus de Le Sage et/ou Inpro : ces documents auront déjà un destinataire associé
• Livrer
  • Maintenant : vous avez ici la possibilité de livrer immédiatement les fichiers dans le prochain royaume, ou directement au destinataire final.
  • Timer : programmation de l'envoi des fichiers.
    • Notez un cas particulier concernant le Timer et la validation interne : Par exemple, si un fichier est programmé pour être envoyé à une date et heure sous la condition de validation interne. Le document sera transmis à la date et à l'heure programmées, même si le validateur n'a pas encore approuvé le fichier.

• Rejeter
  • Possibilité de rejeter un/des document(s), vous devrez alors détailler le motif du rejet :

• Supprimer
  • Supprimer un fichier l'élimine de la plateforme. Si le fichier était livré, il disparaîtra de la plateforme des personnes destinataires de ce fichier.

Importer un fichier

Un fichier peut être importé de plusieurs manières :

1/ Le fichier est directement envoyé depuis Le Sage ou Inpro.

Cette action permet de directement remplir certaines colonnes avec les informations contenues dans l'annuaire d'Inpro et Le Sage

2/ Vous pouvez aussi importer un fichier manuellement en cliquant en haut à droite sur Importer un fichier.

3/ Ou encore glisser puis déposer votre fichier directement sur l'interface de Karyo :

💡 Pour aller plus loin

Cliquez ici :  2. LES ACTIONS > Importer & envoyer un fichier

Les colonnes

• Nom
  • Nom du document
• Type
  • La catégorie
• Statut
  • L'état du fichier (exemple : À, livrer / À, typer / livré / Destinataire manquant / Ajout récent)
• Royaume actuel
  • Royaume dans lequel est actuellement le document.
• Prochain royaume
  • Prochain royaume dans lequel le fichier sera envoyé. Attention, ce royaume n'est pas forcément la destination finale du fichier.
    • Exemple : votre fichier est dans le royaume A, le prochain royaume est le B (une étape pour validation par exemple), mais il sera ensuite envoyé au royaume C, qui sera le royaume de destination finale.
• Destinataires
  • Destinataire final, il peut y en avoir plusieurs. Le royaume de destination vient compléter cette information.
• Royaumes de destination
  • Royaume de destination finale du fichier
• Validation interne
  • Nom du/des validateur(s)
• Timer
  • Si programmation de l'envoi du fichier à une date et heure ultérieure
• Brut
  • Montant brut du décompte. Information générée automatiquement à partir d'Inpro et Le Sage.
• Net
  • Montant net du décompte. Information générée automatiquement à partir d'Inpro et Le Sage
• Date de création
  • Date à laquelle le fichier a été créé.
• Année
  • Information générée automatiquement à partir d'Inpro et Le Sage
• Période longue
  • Information générée automatiquement à partir d'Inpro et Le Sage
• Période Courte
  • Information générée automatiquement à partir d'Inpro et Le Sage
• Dernière modification
  • Dernières actions sur ce document réalisées sur l'interface Karyo

Configuration de l'emailing

Entête & pied-page

L'entête et le pied-page sont configurables directement dans cet onglet.

• Il est possible d'ajouter du texte mais aussi des images (soyez vigilant avec les images, plus un mail est volumineux, plus il y a de risques que le service de messagerie le place sur liste noire et donc dans les SPAMS).
• Les modifications s'appliqueront sur la totalité des modèles de ce royaume.

 

Modèles

À chaque situation son modèle

Dans Karyo, certaines actions sont à l'origine de notifications (mails envoyés automatiquement).

Voici toutes les situations qui donnent lieu à l'envoi d'un mail :

Modèles du royaume actuel & modèles des sous-royaumes

Visibilité des modèles du Royaume actuel ou de ceux des Sous-Royaumes -> le choix s'effectue avec ce bouton :

 

Un modèle :  trois actions possibles :

Attention : Si deux modèles peuvent s'appliquer pour une notification, alors Karyo appliquera le dernier modèle en date !

💡 Pour aller plus loin

Pour connaître les étapes pour la création et la modification des modèles.

Cliquez ici :  2. LES ACTIONS > d. Créer & modifier une notification - Emailing

Notifications

Les notifications

Vous retrouvez ici la totalité des actions sur la plateforme qui ont donné lieu à une notification, ce qui correspond en d'autres termes à un historique :

les colonnes

• Utilisateur ciblé par la notification
  • Utilisateur qui reçoit le mail. Le destinataire de la notification
• Créateur de la notification
  • Personne qui est à l'origine de la notification
• Id notification
  • Numéro d'identification de la notification
• Type de notification
  • Permet de connaître la nature de la notification. Les différentes possibilités :
    • Erreur lors de l'envoi du fichier
    • Fichier en attente de validation
    • Modèle première connexion
    • Modèle de création de compte
    • Modèle réinitialisation de mot de passe
    • Le destinataire a reçu le fichier
    • Validation interne complète
• Date de création
  • Date à laquelle la notification a été générée
• Statut
  • Les différentes possibilités :
    • Notifié
    • En attente

Anomalie d'affichage : les solutions

Présentation du tableau

Une anomalie d'affichage liée à la présentation de certains tableaux est identifiée.

• Nous avons constaté que les colonnes peuvent occasionnellement se désaxer par rapport au contenu du tableau.
• Afin de répondre rapidement à cette situation, voici une solution alternative en attendant une résolution définitive du problème :
  1. Actualisez la page afin de revenir à  l'affichage standard.
  2. Cela n'a pas résolu le problème ? -> Alors déconnectez puis reconnectez vous.

Impossibilité de voir l'ensemble du tableau

Il est parfois impossible de visualiser l'ensemble du tableau car la barre de défilement n’apparaît plus.

En attendant une solution définitive, voici une solution alternative : dézoomez la page web jusqu'à visualiser toutes les informations.

Afin de répondre rapidement à cette situation, voici une solution alternative en attendant une résolution définitive du problème :

1. Actualisez la page afin de revenir à  l'affichage standard.
2. Cela n'a pas résolu le problème ? -> Alors déconnectez puis reconnectez vous.

Royaumes

Qu'est-ce qu'un royaume ?

• Pour Karyo : un royaume est une entité légale
• Si travail de gestion : dans le cadre de gestions, vous avez la possibilité de livrer vos clients sur des royaumes dédiés (sous-royaumes), soit pour que les fichiers à transmettre à ses ayants droit soient livrés à quelques administrateurs, soit pour que votre client dispose lui même d'une plateforme avec son identité pour livrer ses propres ayants-droit.

Les fonctionnalités

Vous avez ici accès aux informations de votre royaume (et sous-royaumes) avec trois fonctionnalités principales représentées par ces trois boutons :

"Entrer dans ce royaume"

Cette fonctionnalité permet de rentrer dans un royaume et de visualiser les fichiers livrés pour les utilisateurs de ce royaume.

• Pour entrer dans un royaume :
  1. Cliquez sur Explorer les autres Royaumes
  2. Sélectionnez le royaume dans lequel vous souhaitez entrer :

• Afin de toujours vous repérer, pensez à regarder en haut à gauche de votre écran, le logo du royaume dans lequel vous êtes est toujours affiché.
  • Exemple : vous venez d'entrer dans le Royaume du Cabinet Jean-Christophe Boggio :

💡 Pour aller plus loin

Si un utilisateur a plusieurs comptes dans différents royaumes :

1. Possibilité de naviguer au sein des royaumes en cliquant sur son avatar en haut à droite.
2. Choisissez le royaume souhaité dans "Mes comptes"

Cliquez ici : 2. LES ACTIONS > f. Entrer dans un Royaume

"Modifier ce royaume"

Paramétrer le royaume

Pour modifier notamment :

• le nom du royaume
• L'adresse mail : celle qui est utilisée pour envoyer les notifications. Elle sera l'émettrice des mails envoyés.
• Le logo
• Le message d'accueil du tableau de bord

💡 Pour information :

• Une anomalie d'affichage liée à la présentation est identifiée, nous avons remarqué qu'occasionnellement il est impossible de descendre en bas de la fenêtre.
• Afin de répondre rapidement à cette situation, voici une solution alternative en attendant une résolution définitive du problème : dézoomez la page web jusqu'à visualiser toutes les informations.

"Ajouter un royaume"

Cette action permet la création d'un sous-royaume au sein du royaume souhaité.

• Cliquez sur le 3ème bouton Ajouter un royaume
• Une fenêtre s'ouvre à droite
• Vous pouvez alors configurer la première étape de création d'un royaume :
  • Ajouter un logo pour le royaume
  • Nom du royaume
  • Le message d'accueil à destination des artistes

Attention cette action peut etraîner des surcoûts mensuels : voir les tarifs sur notre site internet : improvize.eu

Après avoir cliqué sur Suivant, la deuxième étape apparaît

• Sélectionnez alors la formule souhaitée en fonction de votre utilisation. Pour rappel :

Royaume Solo ou Royaume Prestige ?

• Royaume Solo :
  • Royaume gratuit
  • Permet de regrouper tous les documents d'une entité juridique ou d'un catalogue au sein de son propre royaume.
  • Pas un destinataire précis, les fichiers sont visibles par tous les utilisateurs. On peut le comparer à un dossier partagé.
• Royaume Prestige :
  • Royaume administrateur
  • Permet de regrouper tous les documents d'une entité juridique ou d'un catalogue au sein de son propre royaume.
  • Administrer les configurations et documents de votre client.
  • Votre client dispose de sa propre plateforme d'administration de fichiers.
  • Des plateformes/comptes d'accès aussi pour les clients de votre client.

Une fois la formule sélectionnée

• Un message récapitulatif s'affiche : vous n'avez plus qu'à valider !

Comment différencier un royaume d'un sous-royaume ?

Visualisez d'un coup d’œil vos royaumes ainsi que vos sous-royaumes, mais aussi les chiffres clés de ces derniers :

Les statistiques

Vous pouvez aussi générer des statistiques concernant le poids des fichiers stockés en cliquant sur le bouton Voir les statistiques, en haut à gauche :