# Les actions
# Gestion de mon compte
## Première connexion
### Création d'un mot de passe
- Afin de commencer à utiliser Karyo, vous devez dans un premier temps **choisir un mot de passe.**
- Pour cela, cliquez sur le **lien que vous avez reçu par mail.** Vous serez directement redirigé vers la **page de connexion** :
**Félicitations !** Vous avez maintenant accès à la plateforme.
> ## **💡 Pour aller plus loin**
>
> #### Vous pouvez dès à présent créer de nouveaux utilisateurs.
>
> #### Comment faire ?
>
> #### Cliquez ici : [*2. LES ACTIONS > b. Création d'un utilisateur ou d'un groupe*](https://proj.thefreecat.org/projects/karyo-administrateur/wiki/b-creation-dun-utilisateur-ou-dun-groupe)
## Paramétrer mon compte
### Modifier les informations du profil
#### API
> ### 💡 Pour aller plus loin
>
> #### Comment configurer Karyo avec Le Sage et/ou Inpro ?
>
> #### Cliquez ici : [*3. CONFIGURATION DES LOGICIELS > a. Jeton API*](https://proj.thefreecat.org/projects/karyo-administrateur/wiki/a-jeton-api)
# Création d'un utilisateur ou d'un groupe
## Création d'un utilisateur
Création automatique ou création manuelle : deux possibilités en fonction de l'utilisateur à créer :
### Création automatique
Un utilisateur peut être **généré automatiquement** directement avec les **informations de l'annuaire** provenant d'Inpro ou Le Sage **(l'annuaire est commun).**
- C'est notamment le cas lorsque vous **envoyez un document** d'Inpro ou Le Sage vers Karyo. Les informations de l’annuaire se peuplent automatiquement dans Karyo et la **création de l'utilisateur en découle.**
#### Nouvel utilisateur Karyo en création automatique : première connexion
Un artiste reçoit un mail dès le/les premier(s) fichier(s) disponible(s) sur son espace. Ce premier mail lui permettra aussi de configurer son mot de passe.
**Pour aller plus loin !** Vous souhaitez avertir un utilisateur qui a été généré en création automatique avant la réception de son premier fichier ? C'est possible en partant de la liste des utilisateurs actifs :
### Création manuelle
Comme les utilisateurs artistes sont **automatiquement générés par les logiciels**, la création manuelle est une méthode **essentiellement utilisée pour la création d'administrateurs** (par exemple pour vos collègues).
La méthode :
- Vous pouvez alors cliquer sur *+ Créer* depuis la liste des *utilisateurs actifs*
#### Nouvel utilisateur Karyo en création manuelle : première connexion
Pour les utilisateurs en création manuelle (administrateurs)
- Pendant la création de l'utilisateur, si la case ***"Envoyer un email afin de notifier l'utilisateur de la création du compte"*** est **cochée** :
- Aucune action particulière, l'utilisateur reçoit automatiquement le mail qui lui permet de créer son mot de passe.
- Cependant, si la case ***"Envoyer un email afin de notifier l'utilisateur de la création du compte"*** est **décochée** :
- Il est nécessaire d'envoyer un mail de "première connexion" afin que l'utilisateur puisse configurer son mot de passe.
1. Depuis la liste des *Utilisateurs actifs*
2. *Clic-droit*
3. *E-mail*
4. *Envoyer : E-mail de première connexion*
## Création d'un groupe
Un groupe d'utilisateurs permet de **rassembler plusieurs utilisateurs, par exemple les mêmes caractéristiques.**
Utilisation du groupe pour :
- **Modèles & E-mails ciblés :**
- Pour **plus de flexibilité** lors de l'envoi automatique de vos documents, vous pouvez maintenant **créer plusieurs modèles pour une même notification** en fonction des **caractéristiques** des utilisateurs :
- **Par exemple :** si vous souhaitez personnaliser les e-mails en fonction de la cible (société ou personne physique), il vous suffit de créer des groupes d'utilisateurs pour chaque catégorie et d'ajouter ces groupes comme cibles de vos modèles.
- **Validation interne :**
- La validation interne donne la **possibilité d'avoir un ou plusieurs intermédiaire(s) pour relire et valider un document avant de l'envoyer au destinataire final.**
- Cet intermédiaire peut être un **utilisateur** ou un **groupe d'utilisateurs**.
Deux possibilités pour créer des groupes :
#### Depuis la liste des groupes
Depuis la liste des *Groupes d'utilisateurs,* cliquez en haut à droite sur *Créer un groupe :*
- Vous pouvez alors **paramétrer votre nouveau groupe** avec le choix de son nom ainsi que de ses membres.
- Pour **ajouter ou supprimer des utilisateurs**, utilisez **les flèches** qui se trouvent entre les deux listes :
#### Depuis la liste des utilisateurs
Vous pouvez aussi générer un groupe depuis la liste des *Utilisateurs actifs* :
1. Sélectionnez les utilisateurs souhaités
2. Possibilité de créer un nouveau groupe ou alors de l'ajouter au sein d'un groupe déjà existant
- Vous pouvez alors **paramétrer votre nouveau groupe** avec le choix de son nom ainsi que de ses membres.
- Pour **ajouter ou supprimer des utilisateurs**, utilisez **les flèches** qui se trouvent entre les deux listes :
## Modifier ou supprimer un groupe
Depuis la page Groupes d'utilisateurs, un clic droit sur la ligne d'un groupe permet de le **modifier** ou même de le **supprimer** :
# Importer et envoyer un fichier
## Importer un fichier
Un fichier peut être importé de plusieurs manières :
### Importation depuis les logiciels
- Le fichier est **directement envoyé depuis** **Le Sage** ou **Inpro,** entraînant ainsi un remplissage automatique des colonnes de Karyo avec les informations présentes dans l'annuaire des logiciels.
### Importation manuelle
- Vous pouvez importer un **fichier manuellement** en cliquant en haut à droite depuis l'onglet ***Fichiers,*** sur ***Importer un fichier.***
## Livrer un fichier
### Avec un fichier importé manuellement
Pour pouvoir livrer un fichier, il est **indispensable** de le **typer** et **d'avoir un/des destinataire(s)**.
- **Comment ajouter les caractéristiques indispensables ?**
1. Sélectionnez votre fichier dans la liste
- *Les imports récents sont signalés par le statut "Ajout récent"*
2. Un *clic droit* sur le fichier vous permet de typer et d'ajouter un/des destinataire(s)
- *Pour avoir le détail des actions possibles depuis l'onglet Fichiers* **cliquez ici :** [***1. L'INTERFACE > c. Fichiers***](https://proj.thefreecat.org/projects/karyo-administrateur/wiki/c-fichiers)
- **Comment livrer un fichier ?**
1. *Clic-droit*
2. *Livrer/Définir le prochain royaume*
### Avec un fichier importé depuis Le Sage et/ou Inpro
- Un fichier qui est importé depuis les logiciels p**ossède déjà toutes les informations indispensables à la livraison d'un fichier.**
- Vous pouvez donc **directement**, depuis la liste des fichiers :
1. Effectuer un clic-droit sur le fichier souhaité
2. *Livrer/définir le prochain royaume*
### Livrer maintenant ou timer
- ***Maintenant*** : vous avez ici la possibilité de **livrer** les fichiers dans le prochain royaume, ou alors directement au destinataire final.
- Ceci n'est pas instantané. Un délai de 5 minutes a été programmé afin de pouvoir regrouper les fichiers envoyés à un même destinataire dans le même e-mail de notification.
- ***Timer** :* programmation de l'envoi des fichiers.
- **Notez un cas particulier concernant le Timer et la validation interne :** Si un fichier est programmé pour être envoyé à une date et heure sous la condition de validation par une autre personne (le validateur). **Le document sera transmis à la date et à l'heure programmées, même si le validateur n'a pas encore approuvé le fichier.**
- **Les balises dynamiques :**
1. **Sélectionnez la balise** souhaitée en cliquant dessus
2. Un message vert apparaît : ***"Balise copiée : coller la balise où vous le souhaitez dans l'objet du mail"***
3. *Crt + v* ou clic-droit "*coller*" dans la **zone de texte**
- **Modifier l'alignement d'un contenu, exemple avec une image :**
- Après avoir ajouté un bloc Image, il est possible de modifier l'alignement et l'emplacement de cette image dans le module **"Mise en page"**
- **Une fois que le contenu souhaité a été édité et mise en page, il est possible de passer à l'étape 2.**
#### Les options à attribuer au modèle
- Cette étape concerne l'**attribution des options** souhaitées du modèle :
#### Étape 3 - La cible
- **Paramétrage de la cible du modèle : qui va recevoir cette notification ?**
- Dans l'utilisation, la notification *"Le fichier a été rejeté"* concerne uniquement les administrateurs, mais il est possible **d'affiner et de soumettre l'envoi à des conditions en fonction du type de document, du royaume ou d'utilisateurs.**
### Soumettre l'envoi à des conditions.
Plusieurs filtres à disposition :
1. **Types de documents** qui correspond à la condition du format, par exemple : *Statement master et/ou Statement publishing*
2. **Royaumes** : filtre en fonction du/des royaumes souhaité(s)
3. **Utilisateurs** : possibilité de faire un mail pour une seule personne ou à une liste de personnes qui ne proviennent pas forcément du même royaume.
- *Exemple concret : une liste et un modèle pour le tutoiement et un autre pour le vouvoiement*
## Modifier le/les destinataire(s) de la notification
Cette action permet de modifier (pour certaine notifications) les utilisateurs et/ou groupes concernés par le modèle.
- *Exemple pour la notification "Le fichier a été rejeté" :*
- *Possibilité de préciser s'il y a seulement quelques personnes qui s'occupent des rejets des artistes et de ne notifier que ces utilisateurs.*
### Qu'est-ce qu'un modèle exemple ?
- **Vous disposez pour chaque notification d'un modèle exemple par défaut par langue (français et anglais) :**
- Il est **impossible de supprimer ces modèles**, cependant vous pouvez **le personnaliser en fonction de vos besoins.**
- Pour cela appuyez sur la *croix verte* pour générer un nouveau modèle en partant du template exemple :
- Si vous avez généré de nouveaux modèles, **alors plusieurs actions sont possibles** (uniquement sur vos templates et non sur les exemples) :
- *Ajouter, modifier ou supprimer les déclinaisons*
### Si plusieurs modèles, lequel Karyo va-t-il choisir ?
#### Le choix de Karyo va s'orienter en fonction de plusieurs conditions :
1. Le modèle qui répond le plus **précisément au(x) destinataire(s)**
2. Le modèle **le plus récent**
# L'inception
## Incepter un utilisateur
Incepter permet de visualiser Karyo par le prisme d'un autre utilisateur :
- Accès à **l'interface de l’utilisateur** sélectionné dans **sa globalité**.
- Obtention des **droits de l'utilisateur** en question.
- *Vous serez contraint d'utiliser les droits que possède l'utilisateur que vous inceptez (même si vous-même en possédez davantage au sein de votre propre royaume).*
- **Impossibilité** de modifier les **informations confidentielles.**
- **Cas concret, pourquoi incepter ?** Un artiste vous informe qu'il n'a pas reçu un document. Cela vous permet de voir ce que lui observe sur son espace très facilement.
### Comment Incepter ?
Inception d'un **compte Administrateur** ou inception d'un **compte Artiste**, les premières étapes sont les mêmes :
1. *Utilisateurs*
2. *Sélectionnez l'utilisateur à Incepter / Clic droit*
3. *Incepter :*
#### a2. Inception d'un compte Artiste
Redirection :
- Un message apparaît et vous **demande la confirmation** de la **redirection** vers l'interface Artiste de l'utilisateur sélectionné :
- Cliquez en bas à droite pour **sortir** de l'inception.
# Changer de royaume actif
## Entrer dans un royaume
**Entrer dans un royaume** permet de **visualiser les fichiers livrés** pour les **utilisateurs de ce royaume**.
- **Pour entrer dans un royaume :**
1. **Cliquez** sur *Explorer les autres Royaumes*
2. **Sélectionnez le royaume** dans lequel vous souhaitez entrer :
- **Afin de toujours vous repérer, pensez à regarder en haut à gauche de votre écran, le logo du royaume dans lequel vous êtes est toujours affiché.**
- *Exemple : vous venez d'entrer dans le Royaume du Cabinet Jean-Christophe Boggio :*
## Changer de royaume si un utilisateur a plusieurs comptes dans différents royaumes
- **Possibilité de naviguer au sein des royaumes en :**
1. **Cliquant sur son avatar** en haut à droite.
2. **Choisissez le royaume** souhaité dans ***Mes comptes*** **:**
***Pour aller plus loin***
Pour ajouter, modifier un Royaume ou avoir des informations concernant les Sous-royaume : [*1.L'INTERFACE > f. Explorer les autre Royaumes*](https://proj.thefreecat.org/projects/karyo-administrateur/wiki/f-explorer-les-autres-royaumes)