Les actions

• Gestion de mon compte
• Création d'un utilisateur ou d'un groupe
• Importer et envoyer un fichier
• Modèles d'emails
• L'inception
• Changer de royaume actif

Gestion de mon compte

Première connexion

Création d'un mot de passe

• Afin de commencer à utiliser Karyo, vous devez dans un premier temps choisir un mot de passe.
• Pour cela, cliquez sur le lien que vous avez reçu par mail. Vous serez directement redirigé vers la page de connexion :

Félicitations ! Vous avez maintenant accès à la plateforme.

💡 Pour aller plus loin

Vous pouvez dès à présent créer de nouveaux utilisateurs.

Comment faire ?

Cliquez ici : 2. LES ACTIONS > b. Création d'un utilisateur ou d'un groupe

Paramétrer mon compte

Modifier les informations du profil

Une nouvelle fenêtre s'ouvre avec diverses actions possibles :

Informations générales

Mot de passe

API

💡 Pour aller plus loin

Comment configurer Karyo avec Le Sage et/ou Inpro ?

Cliquez ici : 3. CONFIGURATION DES LOGICIELS > a. Jeton API

E-mailing

Création d'un utilisateur ou d'un groupe

Création d'un utilisateur

Création automatique ou création manuelle : deux possibilités en fonction de l'utilisateur à créer :

Création automatique

Un utilisateur peut être généré automatiquement directement avec les informations de l'annuaire provenant d'Inpro ou Le Sage (l'annuaire est commun).

• C'est notamment le cas lorsque vous envoyez un document d'Inpro ou Le Sage vers Karyo. Les informations de l’annuaire se peuplent automatiquement dans Karyo et la création de l'utilisateur en découle.

Nouvel utilisateur Karyo en création automatique : première connexion

Un artiste reçoit un mail dès le/les premier(s) fichier(s) disponible(s) sur son espace. Ce premier mail lui permettra aussi de configurer son mot de passe.

Pour aller plus loin !
Vous souhaitez avertir un utilisateur qui a été généré en création automatique avant la réception de son premier fichier ? C'est possible en partant de la liste des utilisateurs actifs :

Création manuelle

Comme les utilisateurs artistes sont automatiquement générés par les logiciels, la création manuelle est une méthode essentiellement utilisée pour la création d'administrateurs (par exemple pour vos collègues).

La méthode :

• Vous pouvez alors cliquer sur  + Créer depuis la liste des utilisateurs actifs

• Une nouvelle fenêtre s'ouvre, vous pouvez alors rapidement paramétrer les informations du nouvel utilisateur :

Nouvel utilisateur Karyo en création manuelle : première connexion

Pour les utilisateurs en création manuelle (administrateurs)

• Pendant la création de l'utilisateur, si la case "Envoyer un email afin de notifier l'utilisateur de la création du compte" est cochée :
  • Aucune action particulière, l'utilisateur reçoit automatiquement le mail qui lui permet de créer son mot de passe.
• Cependant, si la case "Envoyer un email afin de notifier l'utilisateur de la création du compte" est décochée :
  • Il est nécessaire d'envoyer un mail de "première connexion" afin que l'utilisateur puisse configurer son mot de passe.
    1. Depuis la liste des Utilisateurs actifs
    2. Clic-droit
    3. E-mail
    4. Envoyer : E-mail de première connexion

Création d'un groupe

Un groupe d'utilisateurs permet de rassembler plusieurs utilisateurs, par exemple les mêmes caractéristiques.

Utilisation du groupe pour :

• Modèles & E-mails ciblés :
  • Pour plus de flexibilité lors de l'envoi automatique de vos documents, vous pouvez maintenant créer plusieurs modèles pour une même notification en fonction des caractéristiques des utilisateurs :
    • Par exemple : si vous souhaitez personnaliser les e-mails en fonction de la cible (société ou personne physique), il vous suffit de créer des groupes d'utilisateurs pour chaque catégorie et d'ajouter ces groupes comme cibles de vos modèles.
• Validation interne :
  • La validation interne donne la possibilité d'avoir un ou plusieurs intermédiaire(s) pour relire et valider un document avant de l'envoyer au destinataire final.
  • Cet intermédiaire peut être un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs.

Deux possibilités pour créer des groupes :

Depuis la liste des groupes

Depuis la liste des Groupes d'utilisateurs, cliquez en haut à droite sur Créer un groupe :

• Vous pouvez alors paramétrer votre nouveau groupe avec le choix de son nom ainsi que de ses membres.
• Pour ajouter ou supprimer des utilisateurs, utilisez les flèches qui se trouvent entre les deux listes :

• Le bouton Valider génère le groupe
• Un message de succès apparaît.
• Attention ! Actualisez la page pour voir votre nouveau groupe.

Depuis la liste des utilisateurs

Vous pouvez aussi générer un groupe depuis la liste des Utilisateurs actifs :

1. Sélectionnez les utilisateurs souhaités
2. Possibilité de créer un nouveau groupe ou alors de l'ajouter au sein d'un groupe déjà existant

• Vous pouvez alors paramétrer votre nouveau groupe avec le choix de son nom ainsi que de ses membres.
• Pour ajouter ou supprimer des utilisateurs, utilisez les flèches qui se trouvent entre les deux listes :

Modifier ou supprimer un groupe

Depuis la page Groupes d'utilisateurs, un clic droit sur la ligne d'un groupe permet de le modifier ou même de le supprimer :

Importer et envoyer un fichier

Importer un fichier

Un fichier peut être importé de plusieurs manières :

Importation depuis les logiciels

• Le fichier est directement envoyé depuis Le Sage ou Inpro, entraînant ainsi un remplissage automatique des colonnes de Karyo avec les informations présentes dans l'annuaire des logiciels.

Importation manuelle

• Vous pouvez importer un fichier manuellement en cliquant en haut à droite depuis l'onglet Fichiers, sur Importer un fichier.

Drag & drop

• Glissez puis déposez votre fichier directement sur l'interface de Karyo, un message s'affiche :

Livrer un fichier

Avec un fichier importé manuellement

Pour pouvoir livrer un fichier, il est indispensable de le typer et d'avoir un/des destinataire(s).

• Comment ajouter les caractéristiques indispensables ?
  1. Sélectionnez votre fichier dans la liste
     • Les imports récents sont signalés par le statut "Ajout récent"
  2. Un clic droit sur le fichier vous permet de typer et d'ajouter un/des destinataire(s)
     • Pour avoir le détail des actions possibles depuis l'onglet Fichiers cliquez ici : 1. L'INTERFACE > c. Fichiers
• Comment livrer un fichier ?
  1. Clic-droit
  2. Livrer/Définir le prochain royaume

Avec un fichier importé depuis Le Sage et/ou Inpro

• Un fichier qui est importé depuis les logiciels possède déjà toutes les informations indispensables à la livraison d'un fichier.
• Vous pouvez donc directement, depuis la liste des fichiers :
  1. Effectuer un clic-droit sur le fichier souhaité
  2. Livrer/définir le prochain royaume

Livrer maintenant ou timer

• Maintenant : vous avez ici la possibilité de livrer les fichiers dans le prochain royaume, ou alors directement au destinataire final. 
  • Ceci n'est pas instantané. Un délai de 5 minutes a été programmé afin de pouvoir regrouper les fichiers envoyés à un même destinataire dans le même e-mail de notification.
• Timer : programmation de l'envoi des fichiers.
  • Notez un cas particulier concernant le Timer et la validation interne : Si un fichier est programmé pour être envoyé à une date et heure sous la condition de validation par une autre personne (le validateur). Le document sera transmis à la date et à l'heure programmées, même si le validateur n'a pas encore approuvé le fichier.

Modèles d'emails

Création d'un modèle pour une notification

Exemple : création d'un nouveau modèle pour l'action "Le fichier a été rejeté"

En trois étapes :

L'éditeur

• L'interface :

• Ajouter du contenu
  • Un drag & drop est nécessaire afin d'ajouter le contenu.
  • Exemple d'un drag & drop avec un contenu texte :

• Création/modification d'un contenu texte
  • Vous pouvez personnaliser le texte comme souhaité au sein de l'éditeur de texte :

• Les balises dynamiques :
  1. Sélectionnez la balise souhaitée en cliquant dessus
  2. Un message vert apparaît : "Balise copiée : coller la balise où vous le souhaitez dans l'objet du mail"
  3. Crt + v ou clic-droit "coller" dans la zone de texte

• Modifier l'alignement d'un contenu, exemple avec une image :
  • Après avoir ajouté un bloc Image, il est possible de modifier l'alignement et l'emplacement de cette image dans le module "Mise en page"

• Une fois que le contenu souhaité a été édité et mise en page, il est possible de passer à l'étape 2.

Les options à attribuer au modèle

• Cette étape concerne l'attribution des options souhaitées du modèle :

Étape 3 - La cible

• Paramétrage de la cible du modèle : qui va recevoir cette notification ?
  • Dans l'utilisation, la notification "Le fichier a été rejeté" concerne uniquement les administrateurs, mais il est possible d'affiner et de soumettre l'envoi à des conditions en fonction du type de document, du royaume ou d'utilisateurs.

Soumettre l'envoi à des conditions.

Plusieurs filtres à disposition  :

1. Types de documents qui correspond à la condition du format, par exemple : Statement master et/ou Statement publishing
2. Royaumes : filtre en fonction du/des royaumes souhaité(s)
3. Utilisateurs : possibilité de faire un mail pour une seule personne ou à une liste de personnes qui ne proviennent pas forcément du même royaume.
   • Exemple concret : une liste et un modèle pour le tutoiement et un autre pour le vouvoiement

Modifier le/les destinataire(s) de la notification

Cette action permet de modifier (pour certaine notifications) les utilisateurs et/ou groupes concernés par le modèle.

• Exemple pour la notification "Le fichier a été rejeté" :
  • Possibilité de préciser s'il y a seulement quelques personnes qui s'occupent des rejets des artistes et de ne notifier que ces utilisateurs.

• Une nouvelle fenêtre s'ouvre, permettant d'ajouter et de retirer des destinataires :

Voir les modèles pour une notification :

• Vous trouverez les différents modèles pour un type de notification :

Qu'est-ce qu'un modèle exemple ?

• Vous disposez pour chaque notification d'un modèle exemple par défaut par langue (français et anglais) :
  • Il est impossible de supprimer ces modèles, cependant vous pouvez le personnaliser en fonction de vos besoins.
    • Pour cela appuyez sur la croix verte pour générer un nouveau modèle en partant du template exemple :

• Si vous avez généré de nouveaux modèles, alors plusieurs actions sont possibles (uniquement sur vos templates et non sur les exemples) :
  • Ajouter, modifier ou supprimer les déclinaisons

Si plusieurs modèles, lequel Karyo va-t-il choisir ?

Le choix de Karyo va s'orienter en fonction de plusieurs conditions :

1. Le modèle qui répond le plus précisément au(x) destinataire(s)
2. Le modèle le plus récent

L'inception

Incepter un utilisateur

Incepter permet de visualiser Karyo par le prisme d'un autre utilisateur :

• Accès à l'interface de l’utilisateur sélectionné dans sa globalité.
• Obtention des droits de l'utilisateur en question.
  • Vous serez contraint d'utiliser les droits que possède l'utilisateur que vous inceptez (même si vous-même en possédez davantage au sein de votre propre royaume).
• Impossibilité de modifier les informations confidentielles.
• Cas concret, pourquoi incepter ? Un artiste vous informe qu'il n'a pas reçu un document. Cela vous permet de voir ce que lui observe sur son espace très facilement. 

Comment Incepter ?

Inception d'un compte Administrateur ou inception d'un compte Artiste, les premières étapes sont les mêmes :

1. Utilisateurs
2. Sélectionnez l'utilisateur à Incepter / Clic droit
3. Incepter :

L'étape suivante varie selon qu'il s'agit d'un compte Administrateur ou d'un compte Artiste :

Inception d'un compte Administrateur

L'inception est directement effective :

 

• Pour sortir de l'inception Administrateur :
  1. Clic droit
  2. Sortir de l'inception :

a2. Inception d'un compte Artiste

Redirection :

• Un message apparaît et vous demande la confirmation de la redirection vers l'interface Artiste de l'utilisateur sélectionné  :

• La redirection ouvre une nouvelle page :

• Et vous voilà au sein du compte Artiste de l'utilisateur sélectionné :

• Cliquez en bas à droite pour sortir de l'inception.

Changer de royaume actif

Entrer dans un royaume

Entrer dans un royaume permet de visualiser les fichiers livrés pour les utilisateurs de ce royaume.

• Pour entrer dans un royaume :
  1. Cliquez sur Explorer les autres Royaumes
  2. Sélectionnez le royaume dans lequel vous souhaitez entrer :

• Afin de toujours vous repérer, pensez à regarder en haut à gauche de votre écran, le logo du royaume dans lequel vous êtes est toujours affiché.
  • Exemple : vous venez d'entrer dans le Royaume du Cabinet Jean-Christophe Boggio :

Changer de royaume si un utilisateur a plusieurs comptes dans différents royaumes

• Possibilité de naviguer au sein des royaumes en :
  1. Cliquant sur son avatar en haut à droite.
  2. Choisissez le royaume souhaité dans Mes comptes :

Pour aller plus loin
Pour ajouter, modifier un Royaume ou avoir des informations concernant les Sous-royaume : 1.L'INTERFACE > f. Explorer les autre Royaumes