Aïda

• Introduction
• Auteurs
• Ouvrages
• Ventes
• Configuration
• Décomptes
• Imports
• Comptabilité

Introduction

Bienvenue sur Aïda

Aïda est l'application de gestion des droits d'auteur et de la comptabilité éditoriale, désormais disponible dans une nouvelle version web.

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Menu de gauche

• Auteurs — gérer les auteurs
• Ouvrages — gérer le catalogue des ouvrages
• Annuaire — à venir
• Ventes — enregistrer les ventes, importer un fichier Excel en masse
• Décomptes — calculer et prévisualiser les relevés de droits d'auteur
• Comptabilité — état récapitulatif, décompte Agessa, fichier de virements, déclaration de TVA, état DAS2
• Configuration — paramètres de l'application
• Imports — consulter l'historique des imports de ventes et les annuler si besoin
• Utilities — à venir

Les espaces marqués « à venir » ne sont pas encore disponibles dans cette version. Ce guide décrit uniquement ce qui est utilisable aujourd'hui.

Auteurs

Auteurs

L'espace Auteurs permet de consulter et gérer la liste des auteurs.

Consulter la liste

Cliquez sur Auteurs dans le menu de gauche. La liste affiche : nom, prénom, ville, pays, email, IBAN, BIC, etc.

Créer un auteur

1. Cliquez sur le bouton + (Créer) en haut à droite de la liste
2. Renseignez : Nom, Prénom, Ville, Pays, Décédé (case à cocher), Numéro comptable
3. Cliquez sur Créer

Seuls les champs propres à la fiche auteur sont modifiables ici. Les coordonnées (email, IBAN, BIC...) seront gérées via l'Annuaire, à venir dans une prochaine version.

Modifier un auteur

Cliquez sur une ligne de la liste pour ouvrir sa fiche, modifiez les champs souhaités puis cliquez sur Enregistrer.

Supprimer un auteur

Depuis la liste, sélectionnez la ligne puis utilisez l'option de suppression de la grille.

Ouvrages

Ouvrages

L'espace Ouvrages permet de gérer le catalogue des ouvrages publiés.

Consulter la liste

Cliquez sur Ouvrages dans le menu de gauche. La liste affiche : titre, ISBN, société, collection, domaine, prix public, date de parution...

Créer un ouvrage

1. Cliquez sur + (Créer)
2. Renseignez : Titre, Sous-titre, ISBN, ISBN numérique, Code diffuseur (Sodis), Prix public, Date de parution, Actif
3. Cliquez sur Créer

Modifier un ouvrage

Ouvrez la fiche d'un ouvrage : elle comporte plusieurs onglets.

• Généralités — les champs principaux, modifiables
• Notes — un champ de notes libres
• Ventes — l'historique des ventes de cet ouvrage (lecture seule)
• Historique — l'historique des stocks et quantités vendues (lecture seule)
• Droits étrangers — les contrats de cession de droits étrangers (lecture seule)

Supprimer un ouvrage

Depuis la liste, sélectionnez la ligne puis utilisez l'option de suppression de la grille.

Ventes

Ventes

L'espace Ventes permet d'enregistrer et de consulter les mouvements de vente (ventes, retours, service de presse, CFC, SOFIA, etc.).

Consulter la liste

Cliquez sur Ventes. La liste affiche : ouvrage, ISBN, code diffuseur, type de mouvement, quantité, montant, date.

Créer une vente

1. Cliquez sur + (Créer)
2. Choisissez l'Ouvrage concerné — le prix catalogue de l'ouvrage se recopie automatiquement dans le champ Prix
3. Choisissez la Provenance (type de mouvement : Ventes distributeur, Ventes internes, CFC, Traductions, A-valoir, SOFIA, Revenus numériques...)
4. Renseignez la Date, la Quantité — désactivée pour certains types de provenance (CFC, Traductions, A-valoir, SOFIA), où seul le Montant compte —, le Montant, et éventuellement la Date de règlement
5. Cliquez sur Créer

Modifier ou supprimer une vente

Ouvrez une ligne pour la modifier ; utilisez l'option de suppression de la grille pour la supprimer.

Importer des ventes en masse

Pour éviter de saisir les ventes une par une, un fichier Excel (xls/xlsx) peut être importé d'un coup. Le bouton Importer se trouve en bas à droite de la liste des ventes.

1. Cliquez sur Importer
2. Choisissez le Type de mouvement à appliquer à toutes les lignes du fichier
3. Renseignez le Mois et l'Année de vente — chaque ligne importée sera datée du 15 du mois choisi
4. Cliquez sur Choisir un fichier et sélectionnez votre fichier Excel
5. Cliquez sur Importer

Format attendu du fichier : une ligne d'en-tête, puis une ligne par vente — première colonne l'ISBN, deuxième colonne la quantité, troisième colonne le montant (quantité et/ou montant, au moins l'un des deux).

Si une ligne du fichier ne correspond à aucun ouvrage connu, l'import entier est annulé (aucune ligne n'est enregistrée) et la liste des lignes en erreur s'affiche sous le formulaire — corrigez le fichier puis relancez l'import.

Chaque import réussi crée un lot consultable dans l'espace Imports (historique des imports), où il peut être annulé (« Désimporter ») si besoin — voir la page Imports.

Configuration

Configuration

L'espace Configuration regroupe les réglages de l'application, sous la forme d'un menu à 8 entrées sur la gauche. Certaines entrées ne sont pas encore actives — précisé sous chaque titre.

Maisons d'édition (Sociétés)

Liste des sociétés/maisons d'édition de votre structure. Sélectionnez une société dans la liste de gauche pour voir et modifier sa fiche à droite : nom, ville, nom court, signataire (nom/titre), seuils de règlement (France/Étranger), taux de provision par défaut (S1/S2), et informations AGESSA (numéro diffuseur, raison sociale, SIRET). Le bouton + en haut permet d'en créer une nouvelle.

Rôles

Liste des rôles pouvant être attribués à un ayant droit (Auteur, Traducteur, Directeur de collection...). Chaque rôle a un code court (ex. « A »), un nom, un indicateur « inclure pour AGESSA » et un code de lettrage. Le code n'est modifiable qu'à la création, pas ensuite.

Cotisations

Un formulaire unique — pas de liste, ces taux s'appliquent à toute la structure — pour les taux utilisés dans le calcul des décomptes : CSG imposable / non imposable, RDS, formation professionnelle, vieillesse plafonnée, TVA à verser / à payer.

Types de mouvements

La liste fixe des 16 types de mouvements de vente (Ventes distributeur, CFC, SOFIA, Traductions...). Seul le libellé externe (utilisé pour les imports) peut être modifié ; les types eux-mêmes ne peuvent être ni ajoutés ni supprimés.

Périodes

Liste des exercices/périodes de droits (ex. « Année 2025 ») sur lesquelles un décompte peut être calculé : titre, dates de début/fin, sous-titres, date de règlement. Le bouton + permet d'en créer une nouvelle.

Domaines et collections

Deux listes indépendantes (Domaines / Collections) utilisées pour classer les ouvrages. Cliquez sur un élément pour le renommer, ou sur + pour en ajouter un.

Entrées à venir

Virements et Modèles de documents ne sont pas encore disponibles dans cette version.

Décomptes

Décomptes

L'espace Décomptes permet de calculer les relevés de droits d'auteur pour une période donnée, et d'en prévisualiser le PDF pour un auteur.

Calculer les décomptes

1. Cliquez sur Décomptes dans le menu de gauche
2. Dans le panneau « Période à traiter », choisissez une Période de droits (ex. « Année 2025 »)
3. Cliquez sur Calculer

Le calcul relance le moteur de calcul des droits pour tous les auteurs de la période choisie ; le tableau des auteurs apparaît à droite une fois terminé.

Lire le tableau des auteurs

Les lignes sont regroupées par maison d'édition, avec un total « à payer » par société affiché sur la ligne de groupe (cliquez sur une ligne de société pour replier ou déplier le groupe).

Pour chaque auteur : Société, Nom, Lettrage, Email, une case Payer (calculée automatiquement selon le seuil de règlement), un montant À reporter (si l'auteur n'est pas payé ce cycle) ou À payer (si l'auteur est payé), et un menu Forcer le (non) paiement.

Forcer le paiement (ou non) d'un auteur

Dans la colonne « Forcer le (non) paiement », choisissez :

• Selon seuil — comportement automatique (par défaut)
• Ne pas payer — l'auteur ne sera pas payé ce cycle même si son montant dépasse le seuil
• Payer — l'auteur sera payé ce cycle même si son montant est sous le seuil

Ce choix est enregistré immédiatement.

Sélectionner des auteurs

Les boutons « Sélectionner » (Tous / Aucun / Avec email / Sans email / Vivants, sans email) permettent de cocher rapidement un groupe d'auteurs dans le tableau, via la case à gauche de chaque ligne.

Aperçu du relevé de droits (PDF)

1. Cochez la case d'un seul auteur dans le tableau
2. Cliquez sur Aperçu
3. Le relevé de droits d'auteur (PDF) s'ouvre dans un nouvel onglet du navigateur

Cette fonctionnalité est en cours de finalisation : seul le calcul mono-palier et un jeu de règles partiel sont actuellement reproduits dans le PDF. Impression, envoi par email, envoi à Karyo, récapitulatif et export comptable ne sont pas encore disponibles (boutons visibles mais désactivés).

Imports

Imports

L'espace Imports affiche l'historique de tous les imports de ventes réalisés (voir la page Ventes pour importer un nouveau fichier).

Consulter l'historique

Cliquez sur Imports. Chaque ligne représente un lot importé : nom, type, fichier d'origine, date des ventes concernées, date de création du lot.

Annuler un import (Désimporter)

Si un import s'avère incorrect (mauvais fichier, mauvaise période...), sélectionnez la ou les lignes concernées puis utilisez l'option de suppression de la grille pour l'annuler.

Attention : annuler un import supprime définitivement toutes les ventes créées par ce lot. Cette action n'est pas réversible.

Comptabilité

Comptabilité

L'espace Comptabilité regroupe cinq exports et déclarations comptables/fiscales. Contrairement aux autres espaces, il s'ouvre comme un petit menu déroulant : passez la souris sur l'icône Comptabilité dans le menu de gauche pour voir apparaître les cinq entrées.

État récapitulatif

Génère un fichier Excel (deux feuilles : synthèse par ouvrage, synthèse par auteur) pour une période donnée.

1. Passez la souris sur Comptabilité, cliquez sur État récapitulatif
2. Choisissez une Période de droits
3. Cliquez sur Générer — le fichier .xlsx se télécharge directement

Décompte Agessa

Génère le fichier de déclaration trimestrielle Agessa (format texte à largeur fixe) pour une période et une maison d'édition données.

1. Passez la souris sur Comptabilité, cliquez sur Décompte Agessa
2. Choisissez une Période de droits et une Maison d'édition
3. Cliquez sur Générer — le fichier .txt se télécharge

Le montant déclaré pour chaque auteur reprend les règlements déjà enregistrés pour la période. Tant qu'aucun règlement n'a été créé (fonctionnalité à venir dans Décomptes), le fichier généré contient l'en-tête et le pied de page mais aucune ligne auteur — c'est le comportement attendu, pas une anomalie.

Fichier de virements

Génère le fichier de virements SEPA (format bancaire standard) à partir des montants à payer d'une période, pour tous les auteurs disposant d'un IBAN enregistré.

1. Passez la souris sur Comptabilité, cliquez sur Fichier de virements
2. Choisissez une Période de droits
3. Cliquez sur Générer — le fichier .xml se télécharge

Le compte émetteur (nom, IBAN, BIC de la maison d'édition) doit être configuré au préalable (Configuration > Virements) ; un message d'erreur s'affiche si ce n'est pas encore fait.

Déclaration de TVA

Affiche les ventes soumises à TVA (CFC, traductions, à-valoirs, SOFIA) sur une période libre, avec le calcul de TVA à déduire et à verser.

1. Passez la souris sur Comptabilité, cliquez sur Déclaration de TVA
2. Choisissez une date de début et une date de fin
3. Cliquez sur Rechercher

État DAS2

Affiche, pour une année donnée, les auteurs ayant reçu un règlement au cours de cette année (déclaration DAS2 — le principe est de déclarer ce qui a été payé durant l'année, pas ce qui a été gagné).

1. Passez la souris sur Comptabilité, cliquez sur État DAS2
2. Saisissez l'année
3. Cliquez sur Rechercher

Comme pour le Décompte Agessa, ce tableau reste vide tant qu'aucun règlement n'a été enregistré pour l'année choisie.